‘Het management moet zorgen voor een gezonde digitale cultuur’

Hoe kwamen Rita en jij op het idee voor Digital Wellbeing @Work?

Het viel Rita als bestuurder bij Zorg van de Zaak Netwerk op dat het tot nu toe weinig effect heeft dat steeds meer bedrijven bezig zijn met een gezonde werkomgeving en het bestrijden van burn-outs. Eén factor wordt namelijk nog niet meegenomen, en dat is de overdaad aan digitalisering. Dankzij de smartphone gaat in privétijd werk continu door, en andersom. Hierdoor starten veel jonge werknemers al half overspannen op de arbeidsmarkt, doordat ze overprikkeld zijn en daardoor bij de minste druk omvallen.

Op het moment dat Rita mij benaderde n.a.v. mijn bestseller De Enthousiasme Trilogie en universitair onderzoek over enthousiasme, kwamen we erachter dat we ons allebei bezighouden met het thema digitaal welzijn. We hadden net de tijd van de pandemie achter de rug. Een periode met een overdaad aan schermpjes, en ik deed op dat moment onderzoek voor een bedrijf naar de tevredenheid van werknemers over hun digitale werkomgeving. In deze periode ging ik zelf ook hard onderuit. Dat maakte het voor mij nog urgenter om dit boek samen met Rita te schrijven.

Doel je met hard onderuitgaan op een burn-out?

Het werd zelfs gediagnosticeerd als een ongespecificeerde angststoornis, terwijl ik eerder nooit echt last had van angsten. Mijn brein was zo overprikkeld geraakt dat het als ik in slaap viel, leek alsof ik uit een vliegtuig viel; continu schrik je in een soort angststuip. Daar heb ik een jaar mee geworsteld. Door me vervolgens te verdiepen in digitaal welzijn, kwam ik er door Amerikaanse onderzoeken achter dat er onder jongeren een epidemie is aan angststoornissen. Als het brein zo overprikkeld raakt, dan gaat het uit zichzelf allerlei emoties oproepen en in een soort stuip. We kunnen voorzichtig het verband leggen met de smartphone, al moet daar nog wetenschappelijk bewijs voor komen. Voor mij was het al heel heftig, maar je zal dit op je zeventiende meemaken. Dat zorgde voor extra persoonlijke motivatie om hier serieus mee aan de slag te gaan.

Wat verstaan jullie onder digitaal welzijn?

Het is belangrijk dat we kijken naar; van welke digitale middelen worden we beter en waar moeten we voor oppassen? En daar de juiste balans in vinden. Er zijn namelijk ook digitale middelen die een positieve werking hebben.

Welke digitale voordelen wil je uitlichten?

Ons leven is gemakkelijker en plezieriger geworden, doordat er veel digitale middelen zijn om met mensen een verbinding aan te gaan. Daarnaast vult digitalisering op allerlei fronten ons brein aan, daar waar ons brein tekortschiet. Een digitale agenda om onze afspraken voor het komende jaar te onthouden. Een navigatiesysteem dat ons helpt de weg te vinden. Op werkgebied is er ook ontzettend veel mogelijk tot groei en ontwikkeling. Door dit alles zijn wij als mens natuurlijk tot heel veel meer in staat.

Jullie geven diverse tools om te zorgen voor een goede breingezondheid, vertel!

We moeten er rekening mee houden dat ons brein bepaalde makken heeft, en soms een andere aansturing nodig heeft dan die digitale middelen. Deze valkuilen van ons brein worden gebruikt door de digitale platformen om onze aandacht te vangen.

Het brein heeft in de moderne tijd de neiging om ons continu in een alertheidssysteem te zetten; een heel belangrijk systeem in ons brein, zeker evolutionair gezien. Vroeger gebeurde dit af en toe, bij geritsel in het struikgewas of als je kans zag om voedsel te vergaren. Nu gebeurt dit zo duizend keer per dag, mede dankzij de smartphone en sociale media. Die oneindige mogelijkheid aan plezier, groei en inspiratie zorgt ervoor dat andere systemen in ons brein in de verdrukking komen. Het systeem waarbij we rust herstellen, waar onze creativiteit en ons geheugen zit, komt steeds meer in de knel.

Een opvallend onderzoek dat jullie aanhalen is dat 1 op de 5 werknemers wereldwijd zich eenzaam voelt…

Ook hier speelt de digitalisering een rol. De schermen dringen zich letterlijk op tussen collega's. Tijdens pauzes zijn steeds meer mensen met hun scherm bezig, in plaats van in gesprek met hun collega's. Ook als je een groep toespreekt, zie je mensen op een scherm kijken. Of een collega blijft gewoon op zijn scherm kijken terwijl je tegen hem praat. Dit kan bewust of onbewust een gevoel van eenzaamheid veroorzaken. Daarnaast werken veel mensen thuis. Aan de ene kant fantastisch, want daardoor kan je je vaak beter concentreren dan in een kantoortuin. Maar aan de andere kant mis je de verbinding met collega’s.

De grote vraag is ook: wie is er verantwoordelijk voor effectief digitaal welzijnsbeleid binnen een organisatie?

Dat gaat over alle lagen. Het is een belangrijke taak voor het management om een gezonde digitale cultuur te creëren. Daar wijden we ook een apart hoofdstuk aan. En dat gaat zowel om voorbeeldgedrag, maar ook om nadenken over: hoe heb je de systemen ingericht en kan dit nog beter? Is het mogelijk om mensen aan te moedigen om bijvoorbeeld een wandeling te maken zonder een telefoon in de pauze? Uiteindelijk komt het ook neer op het individu; je moet jezelf proberen te wapenen door bijvoorbeeld tijdsblokken in te stellen om jezelf te kunnen concentreren.

Jullie schrijven ook ‘de manager als geluksbrenger’. Wat is daarbij zoal van belang?

Als het gaat om geluk zijn dit vier zaken, namelijk: plezier, groei, rust en de sociale component. Ook hierbij gaat het weer om het vinden van de juiste balans. Dus hoe zorg je ervoor dat plezier een rol binnen het team en de werkomgeving heeft? Krijgen mensen de kans om te groeien? Pakken ze voldoende hun rust, zodat die creativiteit en geheugenfuncties worden gestimuleerd? En hoe zorg je voor een sociale werkomgeving: niet alleen online maar ook fysiek, zonder schermen zodat mensen weer verbinding voelen?

Eén van de tips voor digitale ondersteuning is de digicoach. Wat kan de kracht van digicoaches op de werkvloer zijn?

Goede ondersteuning betekent meer dan alleen een helpdesk. Het gaat vooral om psychologische ondersteuning die je ervaart in de digitale wereld. Als jij iets niet begrijpt, durf je dan om hulp te vragen? De digitale wereld ontwikkelt zo snel. Hoe technisch vaardig je ook bent, op het moment dat je met een nieuw systeem moet werken ben je weer een nitwit. Dan is het fijn als je iemand in de buurt hebt zoals een digicoach die dit erkent, waar je met al jouw vragen terecht kan en die ook het aanspreekpunt voor IT is. Op die manier is de digicoach als eerste van nieuwe ontwikkelingen op de hoogte en kan overal bij helpen.

De digicoach wordt ook gelinkt aan meer werkgeluk…

Klopt, een goede sfeer waar mensen zich open durven stellen en vragen durven stellen, draagt bij aan werkgeluk. We zijn ook organisaties tegengekomen waarbij een soort machocultuur heerst, die niet uitnodigend werkt om voor een tweede keer een vraag te stellen als je iets niet begrijpt. Dan gaan mensen zwemmen en worden ongelukkig, omdat ze de digitale ontwikkelingen die elkaar snel opvolgen niet bij kunnen benen. Op die manier ontstaat digibetisme. Mensen doen alsof ze het allemaal doorhebben, terwijl dat niet het geval is. En dat is heel eenzaam.

Wat valt jullie verder op in de praktijk: op welk vlak gaat het nog meer mis?

We zitten nu in de fase dat we veel metingen doen, waardoor we direct de pijnpunten zichtbaar maken. Zoals een organisatie waar te veel online vergaderingen worden gepland. Naast het nadeel van te veel vergaderen, heeft online vergaderen het nadeel dat je elkaar niet in de ogen kijkt terwijl ons brein dat gewend is. Dat betekent dat je brein continu gaat kalibreren: waar zit dat oogcontact? Erg vermoeiend.

Daarbij komt ook nog eens dat als jij jezelf ziet, dan is jouw brein voor een groot percentage daarmee bezig. Vrouwen hebben daar nog meer last van, omdat ze meer op hun uiterlijk worden beoordeeld, dus daar ook meer mee bezig zijn.

Ik heb mensen geïnterviewd die zo zeven uur per dag in een online meeting zitten, zoals een aantal vrouwen in de top van internationale bedrijven. Als je ook nog eens de camera aan moet houden, ben je echt een gevangene van dat beeld. Daardoor zijn ze helemaal op.

Ons advies: zorg ervoor dat online vergaderingen anders worden ingericht. Zet bijvoorbeeld je zelfbeeld op ‘default uit’. En kijk ook goed: bij welke online meeting moet ik echt aanwezig zijn? Neem je het online vergaderen serieus onder de loep en pas je het aan, dan kan er zoveel energie vrijkomen.

Een manier om je eigen digitale leven onder de loep te nemen, is de tiendaagse digidetox challenge die jij hebt opgezet. Wat heeft dit jou gebracht?

Tijdens de eerste digidetox hebben er zo’n vierhonderd mensen meegedaan. Het is geen wondermiddel, net als tien dagen diëten dat ook niet is. Maar het helpt wel om in helikopterperspectief te bekijken en te beseffen: welke momenten haal ik mijn telefoon uit mijn zak terwijl ik ‘m eigenlijk helemaal niet nodig heb? Waarom zit ik mezelf digitaal continu af te leiden?

Je brein moet eerst afkicken, en gaat de eerste dagen op zoek naar die dopamine die je voorheen uit je smartphone kreeg. Het kost daardoor een paar dagen, voordat je dat concentratieniveau op een hoger niveau krijgt.

Ik heb de detox samengedaan met mijn twee tienerzonen. Dat leverde een heel mooie strijd, mooie gesprekken en meer verbinding op. Naast samen wandelen en schaken, gingen we vooral ook het gesprek met elkaar aan. Op welk moment mis je het, en waar wil je vanaf? Zoals bepaalde apps eraf halen of je telefoon niet meer meenemen naar de wc of slaapkamer. Kleine veranderingen die veel opleveren. Vooral als je één keer in de zoveel tijd zo'n detox doet, om je leven te optimaliseren.

Wat hoop je tot slot voor de toekomst?

Met artificial intelligence raast de toekomst door, hopelijk in de goede richting, zodat we straks een personal agent hebben, die als een soort poortwachter onze aandacht alleen nog voor relevante zaken vraagt. Het kan ook compleet de verkeerde kant opgaan, waardoor we uitgebuit worden en uitgeput raken. We moeten namelijk niet vergeten dat door technologie alle simpele taken eruit zijn geautomatiseerd, waardoor ons werk complexer wordt. Wat overblijft is dus ingewikkeld denkwerk. Dat houd je niet vol acht uur per dag. Die achturige werkdag is gebaseerd op het feit dat we nog aan de lopende band stonden.
Dit moeten we dus anders gaan inrichten. Misschien is het voor kenniswerkers beter om twee, drie uur per dag optimaal geconcentreerd bezig te zijn. Dan komen alle fantastische ideeën en de rest doet AI eromheen. Dan hebben we niet alleen beter werk, maar ook een fantastisch leven.